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TerminBox – der Terminkalender mit Telefonassistent
Ein Kalender für Ihren Betrieb, der Anrufe selbst annimmt: Läuft auf einem kleinen Rechner bei Ihnen, nimmt Anrufe über Ihre FRITZ!Box oder VoIP-Telefonanlage entgegen und trägt Termine direkt ein – ohne Cloud, die Daten bleiben bei Ihnen.
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100 % lokal – keine Cloud
TerminBox läuft bei Ihnen im Haus. Es fließen keine Kundendaten ins Internet – auch nicht durch den Sprachassistenten.
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Mit Sprachassistent
Der Assistent nimmt Anrufe an, vereinbart, verschiebt und sagt Termine ab und trägt sie direkt in den Kalender ein. Fällt jemand aus, ruft er die betroffenen Kunden an und sagt die Termine automatisch ab.
TerminBox im Video
In rund acht Minuten sehen Sie, wie der Kalender aussieht, wie der Assistent Anrufe annimmt, Termine verschiebt und absagt und wie er bei einem Ausfall die Kunden anruft.
Kurz erklärt
TerminBox ist ein Terminkalender für Ihren Betrieb – mit eingebautem Telefonassistenten. Termine legen Sie selbst im Kalender an, oder der Assistent nimmt sie am Telefon entgegen, so wie es eine aufmerksame Rezeption tut, und trägt sie direkt ein.
Ob Praxis, Friseursalon oder Handwerksbetrieb: Überall, wo Termine per Telefon vereinbart werden, entlastet TerminBox Ihr Team.
Alles läuft lokal bei Ihnen im Haus: Spracherkennung und Sprachausgabe arbeiten ohne Internet, die Daten bleiben auf Ihrem Rechner.
Der Kalender
Tag, Woche, Monat
Eine Spalte je Mitarbeiter, für Tablets ausgelegt – so behalten Sie den ganzen Betrieb im Blick.
Immer aktuell
Neue Termine erscheinen sofort bei allen. Ein Symbol zeigt, welche der Assistent gebucht hat, und ob gerade ein Anruf läuft. Per Schalter nehmen Sie den Assistenten bei Bedarf aus dem Dienst, etwa in der Mittagspause.
Termine verwalten
Von Hand anlegen, verschieben und absagen – der Kalender weist Sie darauf hin, wenn ein Mitarbeiter nicht arbeitet oder schon belegt ist.
Flexible Planung
Termindauer je Terminart, eigene Arbeitszeiten je Mitarbeiter und eine Pufferzeit zwischen Terminen, etwa für den Raumwechsel.
Kundenverwaltung
Kunden suchen und beim Anlegen eines Termins übernehmen. Wird ein Name korrigiert, passen Sie auf Wunsch gleich alle zugehörigen Termine an.
Statistik
Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Termine der Assistent für Sie gebucht, verschoben und abgesagt hat – und wie viele Sie selbst.
Benutzer und Rollen
Jeder sieht und darf nur, was er soll – etwa die Rezeption anders als die Inhaberin.
Der Telefonassistent
TerminBox beantwortet Anrufe in Ihrem Betrieb: Es sagt die Öffnungszeiten an, vereinbart, verschiebt und sagt Termine ab, versteht Namen und leitet bei Bedarf zu Ihnen weiter.
Termine automatisch absagen – und neu vergeben
Fehlt ein Mitarbeiter, ruft der Sprachassistent die betroffenen Kunden an und sagt die Termine ab – nur zu den Öffnungszeiten, mit Wiederholungen und Vorschau, wer erreicht wird. Auf Wunsch bietet er gleich einen neuen Termin an: So wird aus einem Ausfall kein verlorener Termin.
Termine vereinbaren
Fragt Tag und Uhrzeit, schlägt bei Belegung den nächsten freien Termin vor, wiederholt zur Bestätigung und trägt ein.
Termine verschieben
Kunden verlegen ihren Termin selbst per Anruf, ohne dass jemand abnehmen muss. Der Assistent schlägt passende neue Zeiten vor und fragt, ob es beim gleichen Mitarbeiter bleiben soll.
Termine absagen
Findet den Termin des Anrufers und sagt nach Bestätigung ab.
Diskret am Telefon
Der Assistent erkennt Stammkunden an der Rufnummer, nennt keine Termine fremder Personen und gibt bei falschen Angaben nichts preis. Auch ähnlich klingende Namen wie „Meier“ und „Mayer“ ordnet er richtig zu.
Öffnungszeiten durchsagen
Der Assistent sagt Ihre Öffnungszeiten an, auch für geschlossene Tage.
Mitarbeiter und Terminarten
Kunden nennen ihren Wunschmitarbeiter („Termin bei Frau Müller“) – oder der Assistent fragt nach, wenn mehrere zur Wahl stehen. Unterschiedliche Dauer je Terminart.
Namen verstehen
Korrektur und Buchstabieren; bekannte Rufnummern werden wiedererkannt.
Durchstellen, wenn der Assistent nicht weiterhilft
Der Assistent versucht, den Anrufer an interne oder externe Kontakte durchzustellen – mit Rückfallebene, falls niemand erreichbar ist.
Nachrichten entgegennehmen
Notiz mit Rufnummer und Uhrzeit.
Eigene Anliegen
Gesprächsablauf, Ansagen und Stichwörter gestalten Sie bequem im Browser: mit übersichtlichem Ablaufplan, einem Probegespräch zum risikolosen Ausprobieren und der Möglichkeit, jede Ansage gleich probezuhören.
Anbindung an Ihre Kunden- oder Patientenverwaltung: TerminBoxSync läuft unauffällig auf einem Rechner in Ihrem Haus und gleicht die Kundendaten aus Ihrer Datenbank (nur lesend) mit TerminBox ab – so müssen Sie nichts doppelt pflegen.
Datenschutz und Sicherheit
- Lokal, keine Cloud: Spracherkennung und Sprachausgabe laufen ohne Internet auf Ihrem eigenen Rechner; Kundendaten verlassen Ihr Haus nicht.
- Verschlüsselte Ablage: Alle Daten der TerminBox liegen in einem verschlüsselten Volume. Nach einem Neustart wird es erst mit einem Kennwort entsperrt. Bei Verlust oder Diebstahl der Hardware gelangen die Daten deshalb nicht in falsche Hände.
- Sicherer Start: Nach jedem Neustart gibt nur das Kennwort die Daten frei; für den Notfall gibt es einen Wiederherstellungsschlüssel.
- HTTPS im Haus, Anmeldung mit Benutzern und Rollen.
- Nachvollziehbar: Das Audit-Log zeigt, wer wann was geändert hat – manipulationssicher und ohne Namen und Nummern von Anrufern.
- Echte Updates: Updates sind vom Hersteller signiert und werden erst nach einer Datensicherung eingespielt; bei Problemen geht TerminBox automatisch auf den alten Stand zurück. Auch ohne Internetzugang per USB-Stick möglich.
- Personendaten stehen nie in Protokollen.
Einfach in Betrieb
TerminBox wird als fertig eingerichteter Mini-PC geliefert: Alles ist vorinstalliert, und TomicaSoft nimmt das System bei Ihnen vor Ort in Betrieb. Updates holt TerminBox bei Ihnen selbst – Sie bestätigen und spielen sie per Klick ein; vor jedem Update wird gesichert, bei Problemen rollt es zurück.
Der Mini-PC ist Teil des Lizenzmodells: Er wird Ihnen mit der Lizenz zur Nutzung überlassen und bleibt Eigentum von TomicaSoft. Für die Einrichtung fällt eine Einrichtungsgebühr an. Zusatzfunktionen (Telefonassistent, Kunden-Sync, telefonische Absage) schaltet die Lizenz frei.
Voraussetzung: Funktioniert mit Ihrer FRITZ!Box (getestet) oder einer VoIP-Telefonanlage mit SIP-Nebenstelle.
Technisch nötig: Telefonanlage oder Router mit SIP-Nebenstelle (IP-Telefon) im selben Netz.
Coming soon
TerminBox befindet sich in der Beta
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